Prozessmanagement ist der Erfolgsfaktor für die agile Transformation

Die agile Transformation ist für viele Großkonzerne eine komplexe Herausforderung, die eine Vielzahl von Aspekten berücksichtigen muss.

Das Management von Prozessen, das in großen Unternehmen oft schon praktiziert wird, bietet nützliche Methoden, um diesen Wandel schneller und einfacher zu gestalten. Wir präsentieren drei zentrale Hebel dafür.

Start-ups setzen oft auf Agilität, um Innovationen rascher und effizienter auf den Markt zu bringen. Viele etablierte Konzerne hingegen stehen noch am Anfang ihrer agilen Reise. Sie verfügen jedoch bereits über ausgefeilte Prozessmanagement– und Governance-Strukturen, um regulatorischen Anforderungen zu entsprechen. Anhand von drei Beispielen demonstrieren wir, wie Sie die Erfolgswahrscheinlichkeit Ihrer Transformation erhöhen können.

Prozesstransparenz zur Unterstützung agiler Teams Haben Sie Ihre zentralen Geschäftsprozesse und Wertströme bisher dokumentiert?

Durch Prozessdokumentationen gewinnen Sie rasch Einblicke in Rollen und Verantwortlichkeiten, um Ihre agilen Teams so zu strukturieren, dass sie maximale Kundenzufriedenheit bei der Produktbereitstellung erzielen. Dies vermeidet überflüssige Arbeit und hilft den Teams, das oft komplexe Beziehungsnetz aus internen und externen Stakeholdern eines Wertstroms zu verstehen. Zudem ermöglicht es Ihnen, diese Stakeholder zu Sprint Reviews einzuladen, um direktes Feedback zu erhalten und zu prüfen, ob die in den Sprint-Iterationen entwickelten Artefakte die Kundenbedürfnisse erfüllen.

Wissens-Silos aufbrechen und Erfahrungen teilen Verfügt Ihr Unternehmen über Wissensdatenbanken und einen Plan, um Informations-Silos zu beseitigen?

Wenn Wissensdatenbanken allen relevanten Stakeholdern zugänglich gemacht und regelmäßig aktualisiert werden, dienen sie als zentrale Anlaufstelle für das Erstellen, Nutzen, Teilen und Verwalten von Wissen im Unternehmen. Durch diese Transparenz können umständliche Prozesse vermieden werden, da Ihre Mitarbeiterinnen schnellen Zugriff auf notwendige Informationen erhalten. Zum Beispiel: Wie erreicht man den IT-Support im Falle eines Vorfalls oder welche Schritte sind beim Onboarding neuer Mitarbeiterinnen zu beachten?

Die agile Transformation ist eine ausgezeichnete Gelegenheit, den Wissenstransfer zu beschleunigen und Wissens-Silos effektiv aufzubrechen. Tägliche Stand-Ups erhöhen die Transparenz über die aktuellen Aufgaben und ihren Status. Zudem kann rasch Hilfe zur Beseitigung von Hindernissen organisiert werden.

Fördern Sie insbesondere die Bildung von funktionsübergreifenden Communities, die selbstorganisiert Erfahrungen austauschen und das Unternehmen in ihrem jeweiligen Fachbereich weiterentwickeln. Best Practices können so effizienter abgeleitet und der gesamten Organisation zur Verfügung gestellt werden. Dies zeigt auch auf, welche Prozesse suboptimal laufen und Verbesserungspotenzial bieten.

Kontinuierlichen Verbesserungsprozess (KVP) fest verankern Streben Sie eine kontinuierliche Optimierung Ihrer Prozesse und Produkte an?

Indem Mitarbeiter*innen die Möglichkeit erhalten, ihre alltäglichen Prozesse aktiv mitzugestalten und zu verbessern, steigt nicht nur ihre Motivation, sondern auch Produktivität und Kundenzufriedenheit. Agile Methoden realisieren den KVP durch verschiedene Formate wie Reviews und Retrospektiven. Bei Reviews sollten regelmäßig relevante Stakeholder eingeladen werden, um Feedback zu den geleisteten Artefakten einzuholen und diese in den folgenden Iterationen gegebenenfalls weiterzuentwickeln.

Retrospektiven bieten dem Team einen vertraulichen Raum zur konstruktiven Reflexion der geleisteten Arbeit und der identifizierten Probleme im letzten Sprint. Wichtig ist jedoch, dass konkrete Maßnahmen beschlossen und umgesetzt werden. Ermutigen Sie Ihre Teams, etablierte Arbeitsweisen zu hinterfragen und belohnen Sie Optimierungsansätze.