Wissensmanagement in der Firma. Was ist ein #Wiki ? Was ist #Confluence ?

#Wissen und #Wissensaustausch ist eine zentrale Herausforderung für jeden persönlich und noch mehr für Unternehmen, also Bereichen, in denen Menschen zusammenarbeiten.

Confluence ist ein Wiki, allerdings sehr optimiert auf Nutzer mit Office Erfahrung. Andere Wikis wenden sich mehr an technik-affine Personen.

MediaWiki ist die technische Grundlage von Wikipedia.

Warum sollte man Wissen in einem #FirmenWiki ablegen? 

• Hoher Anteil an Wertschöpfung durch und in Wissensarbeit.
• #Wissen darf aber nicht in den Köpfen oder in irgendwo abgelegten Dateien stecken, es muss jedem zugänglich sein.
• Wenn ein Mitarbeiter ein Unternehmen verlässt, dann ist es zu spät, etwas zu dokumentieren. Meisst haben diese eh keine Lust mehr oder denken nur an das, was eben gerade relevant ist.
• Zeit- und ortsunabhängiges Arbeiten.

Welchen Vorteil bietet ein Wiki?

• #Dokumente sollten von jedem zugänglich, lesbar und bearbeitbar sein, damit Wissen sich aufbauen kann (nicht wie in alten Netzlaufwerken).
• Dokument können in Bereiche abgelegt werden und sind untereinander verknüpft. So entsteht Ordnung.
• Ablage von #Dateien zum entsprechenden Thema ist direkt möglich (XLS Formular zB direkt an der Anleitung einer Berechnung zu …).
• #Versionierung hilft, alte und neue Stände im Überblick zu behalten und Fehler zu korrigieren
• #Historie der Bearbeiter hilft auch zu verstehen, wer in welchem Bereich welches Wissen hat und ggf als Ansprechpartner dient.
• Das Wissen ist vollumfänglich durchsuchbar.
• #Benutzerrechte können auch mal Personen aus bestimmten Bereichen ausschliessen. Das sollte aber nur geschehen, wenns unbedingt notwendig ist. Es soll ja Wissen getauscht und nicht verheimlicht werden.
• Wissen kann kommentiert werden. So kann Wissen diskutiert und verbessert werden.
• Durch #Templates/Vorlagen können innerhalb eines Unternehmens oder eines Teams gewisse Vorgaben eingehalten werden.
• Lieber veraltetes Wissen (die Dokumente haben alle Datumsangaben) als gar kein Wissen.
• Wissensaufbau macht Spass, wenn man sieht was man alles schon hat. In Excel oder Word auf dem Netzlaufwerk / Festplatte ist das wie schon erwähnt deutlich unübersichtlicher.
• Es können Tabellen, Bilder aber auch Diagramme usw genutzt werden. Je nach Wiki müssen dazu allerdings Erweiterungen / PlugIns installiert sein.

Wann und wie fange ich an?

Das schlimmste, was man also machen kann ist: Nicht damit anzufangen. Los gehts! Einfach los. Nicht dokumentiert ist ja schon.

Zu beachten ist allerdings: Man und das Wissen ist in diesen Systemen gefangen. #Confluence bietet eine tolle Cloud Lösung, die Daten sind dann aber halt irgendwo. Dafür wird es permanent gemanged und erweitert. Export ist aber möglich. Der Vorteil ist die sehr Office-Nahe Nutzung. Das erleichtert vielen den Einstieg

#MediaWiki kann man auch auf seinem eigenen Server installieren. Das Wissen bleibt also zuhause. Dafür muss man sich selbst um Backups und Updates kümmern oder einen Hoster nehmen der das macht (siehe unten). Der Vorteil wäre allerdings, dass wenn der Hoster nicht mehr mag man seine Daten einfach umziehen kann.

Trotzdem: Nicht anfangen kann man sich eigentlich nicht leisten.

#Confluence: https://bit.ly/3DHXfgt

#MediaWiki: https://www.dmsolutions.de/mediawiki-hosting.html 

Für was kann man das Wiki dann nutzen ?

• Themen-Wiki: Konkurrenzbeobachtung und Wettbewerbsanalyse, Themen-Handbücher z. B. für Qualitätsmanagement, interne Richtlinien, Geschäftsprozesse und Arbeitsanweisungen dokumentieren, Adressbuch, zentraler Kalender
• Team-Wiki: Mitarbeiter vorstellen und deren Wissen und Tätigkeiten festhalten, Diskussionen und deren Ergebnisse dokumentieren, FAQ-Liste, Ideen skizzieren/sammeln/austauschen, Interne Neuigkeiten, Links in interne und externe Tools
• Projekt-Wiki: Projektmanagement und -dokumentation, Anforderungsmanagement
• Persönliches Wiki: Aufgabenlisten, Dokumentation von Arbeitsergebnissen
• Zentrales Wiki für alle Mitarbeiter, das umfassendes Basiswissen zu allen für das Unternehmen relevanten Themen vermittelt und deren Zusammenhänge transparent macht.